Begriffe und Definitionen

Die Geschichte digitaler Finanzprozesse zeigt, dass Missverständnisse oft aus unklaren Begriffen entstehen. Um einen gemeinsamen Rahmen zu schaffen, werden zentrale Bezeichnungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen vorab erläutert. Die folgenden Definitionen dienen dazu, Rollen, Systeme und Vereinbarungen präzise voneinander abzugrenzen. Sie gelten für den gesamten Text dieser Bedingungen, sofern nicht ausdrücklich eine abweichende Bedeutung angegeben wird. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Kundinnen, Kunden und Nutzende denselben Verständnisrahmen zugrunde legen.

Dracelivona als Anbieterin

Dracelivona bezeichnet die Anbieterin der Purchase-Order-Software sowie der Informationsangebote auf dracelivona.sbs. Dazu zählen sämtliche technischen Systeme, organisatorischen Prozesse und rechtlichen Einheiten, die für Bereitstellung, Wartung und Support der Lösung eingesetzt werden. Dracelivona tritt gegenüber Kundinnen und Kunden als Vertragspartnerin auf, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes geregelt ist.

Kundinnen und Kunden

Kundinnen und Kunden sind Unternehmen, Organisationen oder vergleichbare Einrichtungen, die mit Dracelivona einen Vertrag über die Nutzung der Purchase-Order-Software schließen. Sie verantworten den internen Einsatz der Lösung, die Zuweisung von Rollen und Berechtigungen sowie die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben innerhalb ihrer Organisation.

Nutzende der Plattform

Nutzende sind natürliche Personen, die im Auftrag einer Kundin oder eines Kunden auf die Purchase-Order-Software oder auf geschützte Bereiche von dracelivona.sbs zugreifen. Dazu gehören etwa Mitarbeitende in Finanzabteilungen, Beschaffung, Controlling oder IT. Ihre Zugriffe erfolgen auf Grundlage der von der jeweiligen Kundin oder dem jeweiligen Kunden vergebenen Berechtigungen.

Purchase-Order-Software

Purchase-Order-Software bezeichnet die von Dracelivona bereitgestellte Anwendung zur Erfassung, Genehmigung, Verwaltung und Dokumentation von Bestellanforderungen und Bestellungen. Dazu zählen alle zugehörigen Module, Schnittstellen, Konfigurationsmöglichkeiten sowie begleitende Supportleistungen, soweit sie im jeweiligen Vertrag beschrieben sind.

Vertragliche Vereinbarung

Vertrag meint die Gesamtheit der Vereinbarungen zwischen Dracelivona und einer Kundin oder einem Kunden über die Nutzung der Purchase-Order-Software. Dazu gehören insbesondere diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen, etwaige Leistungsbeschreibungen, individuelle Angebote, Auftragsverarbeitungsverträge und ergänzende Dokumente, auf die ausdrücklich Bezug genommen wird.

Verantwortlichkeiten der Parteien

Mit der Verbreitung spezialisierter Finanzsoftware hat sich gezeigt, dass klare Rollen und Verantwortlichkeiten entscheidend für einen geordneten Betrieb sind. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen legen deshalb fest, welche Aufgaben bei Dracelivona, bei Kundinnen und Kunden sowie bei den einzelnen Nutzenden liegen. Ziel ist ein transparentes Verständnis darüber, wer für welche Aspekte der Nutzung, Dateneingabe, Sicherheit und Systempflege verantwortlich ist. Die folgenden Regelungen ergänzen individuelle Verträge und konkretisieren die Pflichten aller Beteiligten.

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  Kundinnen und Kunden sind dafür verantwortlich, innerhalb ihrer Organisation klare Zuständigkeiten für die Nutzung der Purchase-Order-Software festzulegen. Dazu gehört die Vergabe und regelmäßige Überprüfung von Zugriffsrechten, die Schulung der Nutzenden im Umgang mit der Lösung sowie die Sicherstellung, dass interne Richtlinien und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Dracelivona stellt hierfür geeignete Funktionen bereit, kann jedoch die interne Organisation nicht ersetzen.

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  Nutzende haben Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff unbefugter Dritter zu schützen. Passwörter sind regelmäßig zu aktualisieren und dürfen nicht weitergegeben werden. Bei Verdacht auf Missbrauch oder unberechtigten Zugriff ist Dracelivona unverzüglich zu informieren, damit geeignete Maßnahmen wie Sperrungen oder Passwortänderungen eingeleitet werden können. So wird ein angemessenes Sicherheitsniveau aufrechterhalten.
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  Kundinnen und Kunden stellen sicher, dass die in die Purchase-Order-Software eingestellten Daten fachlich korrekt und rechtlich zulässig sind. Sie tragen die Verantwortung für Inhalte, die im Rahmen ihrer Nutzung erzeugt, verarbeitet oder gespeichert werden. Dazu gehört auch, dass erforderliche Einwilligungen eingeholt oder rechtliche Grundlagen geprüft werden, bevor personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dracelivona stellt die technische Plattform bereit, ohne inhaltliche Prüfungen vorzunehmen.
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  Dracelivona verpflichtet sich, die Purchase-Order-Software im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen bereitzustellen, zu warten und weiterzuentwickeln. Dazu gehören angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherung der Systeme, die Behebung gemeldeter Störungen sowie die Bereitstellung von Informationen zu Wartungsfenstern und Änderungen. Gleichwohl können Verfügbarkeiten schwanken; verbindliche Servicelevel bedürfen einer gesonderten Vereinbarung.
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  Soweit Integrationen zu Drittsystemen genutzt werden, obliegt es der Kundin oder dem Kunden, die erforderlichen Voraussetzungen in den angebundenen Systemen zu schaffen und deren Stabilität zu überwachen. Dracelivona unterstützt bei der Konfiguration der Schnittstellen im vertraglich vereinbarten Umfang, kann jedoch für Störungen oder Änderungen in fremden Systemen keine Verantwortung übernehmen. Anpassungen an Integrationen können zusätzliche Abstimmungen erforderlich machen.

Unzulässige Nutzung

Erfahrungen mit digitalen Systemen zeigen, dass klare Grenzen der Nutzung notwendig sind, um Sicherheit, Compliance und Funktionsfähigkeit zu gewährleisten. Dracelivona stellt die Purchase-Order-Software ausschließlich zur Abbildung rechtmäßiger, betriebsbezogener Bestellprozesse bereit. Bestimmte Verhaltensweisen und Nutzungsarten sind ausdrücklich ausgeschlossen, um Missbrauch zu verhindern und Rechte aller Beteiligten zu schützen. Die folgenden Beispiele benennen zentrale Bereiche, in denen eine Nutzung unzulässig ist und zu Einschränkungen oder Beendigung des Zugangs führen kann.

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  Es ist untersagt, die Purchase-Order-Software in einer Weise zu nutzen, die gegen geltendes Recht, behördliche Anordnungen oder verbindliche interne Richtlinien der eigenen Organisation verstößt. Dazu zählen insbesondere unzulässige Manipulationen von Buchungs-, Budget- oder Bestelldaten, der Versuch, Sicherheitsmechanismen zu umgehen, sowie jede Form der Nutzung, die auf Täuschung oder Verschleierung tatsächlicher Geschäftsvorgänge abzielt.
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  Nutzende dürfen keine Inhalte in das System einstellen, die Rechte Dritter verletzen, etwa Urheber-, Marken-, Datenschutz- oder Persönlichkeitsrechte. Dies umfasst auch die unbefugte Weitergabe vertraulicher Informationen, die nicht im Zusammenhang mit der vertraglich vereinbarten Nutzung der Purchase-Order-Software stehen. Kundinnen und Kunden stellen sicher, dass nur befugte Personen Zugang zu den bereitgestellten Funktionen erhalten.
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  Technische Eingriffe in die Funktionsweise der Purchase-Order-Software oder der Website, etwa durch Reverse Engineering, unautorisierte Schnittstellenaufrufe, automatisierte Massenabfragen oder die Verbreitung schädlicher Software, sind unzulässig. Gleiches gilt für Versuche, Zugriff auf Daten oder Bereiche zu erlangen, für die keine entsprechende Berechtigung besteht. Dracelivona behält sich vor, entsprechende Zugriffe zu unterbinden und rechtliche Schritte zu prüfen.

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  Die Nutzung der Software zu Zwecken, die über die vertraglich vereinbarte Abwicklung und Dokumentation von Purchase-Order-Prozessen hinausgehen, ist untersagt. Dazu gehört insbesondere der Einsatz als allgemeine Datenablage für nicht verwandte Inhalte, als Kommunikationsplattform ohne Bezug zu Bestellprozessen oder als Werkzeug zur systematischen Auswertung personenbezogener Daten außerhalb der vereinbarten Zwecke.