Datenschutzerklärung dracelivona.sbs
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung der
Purchase-Order-Plattform und der Website dracelivona.sbs, aktualisiert für 2026.
Einführung und Geltungsbereich
Vor rund zwei Jahrzehnten begannen Finanzabteilungen, sensible Daten verstärkt in webbasierten Anwendungen zu verarbeiten. Mit der Purchase-Order-Plattform von Dracelivona und der Website dracelivona.sbs setzt sich diese Entwicklung fort. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung der Plattform, der Website und der angebotenen Kontaktmöglichkeiten verarbeitet werden. Sie richtet sich insbesondere an Finanz-, Beschaffungs- und Operations-Teams, die Transparenz über Art, Umfang und Zwecke der Datenverarbeitung erwarten.
Dracelivona verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung und ergänzender nationaler Regelungen. Die folgenden Abschnitte erläutern, welche Datenkategorien betroffen sind, auf welchen Rechtsgrundlagen die Verarbeitung erfolgt, wie lange Daten gespeichert werden und welche Rechte betroffene Personen haben. Ziel ist eine nachvollziehbare Darstellung, die technische und organisatorische Maßnahmen ebenso berücksichtigt wie praktische Anforderungen moderner Finanzprozesse.
Welche Daten werden erhoben
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere, wenn Finanz- oder Beschaffungsteams Informationen anfordern, ein Konto anlegen, die Purchase-Order-Plattform nutzen oder mit dem Support kommunizieren. Erfasst werden nur solche Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind, etwa Kontaktdaten, Zugangsdaten, Protokolle von Systemaktionen oder abrechnungsrelevante Angaben. Wo gesetzlich vorgeschrieben, holt Dracelivona zuvor eine Einwilligung ein.
Direkt bereitgestellte Daten
- Kontaktdaten wie Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Unternehmenszugehörigkeit.
- Angaben zu Rolle, Zuständigkeiten und bevorzugten Kommunikationswegen im Projektkontext.
- Inhalte von Anfragen, Supportfällen und Rückmeldungen zu Funktionen oder Prozessen.
- Vertrags- und Abrechnungsdaten, soweit für Verwaltung und Nachvollziehbarkeit erforderlich.
- Einstellungen innerhalb des Nutzerkontos, etwa Sprache, Benachrichtigungen oder Dashboard-Ansichten.
Automatisch erfasste Informationen
- Technische Protokolle zu Zeitpunkt, Dauer und Art der Nutzung einzelner Seiten und Funktionen.
- Informationen zum verwendeten Browser, Betriebssystem und grundlegenden Geräteeinstellungen.
- Abgerufene URLs, verweisende Seiten sowie interne Suchbegriffe auf dracelivona.sbs.
- Statusmeldungen zu Formularübermittlungen, Logins und Fehlermeldungen im System.
- Anonymisierte oder pseudonymisierte Kennungen für Sitzungen und wiederkehrende Besuche.
Zwecke der Datenverarbeitung
Dracelivona nutzt personenbezogene Daten, um vertragliche Leistungen rund um die Purchase-Order-Plattform bereitzustellen, Anfragen zu beantworten, Systeme zu sichern und Inhalte zu verbessern. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Vertragserfüllung, gesetzliche Vorgaben und berechtigte Interessen an einer sicheren, effizienten Nutzung. Soweit erforderlich, werden Einwilligungen eingeholt, etwa für optionale Informationen zu Produktentwicklungen. Ergebnisse können variieren, abhängig von Nutzung und gewählten Einstellungen.
- Bereitstellung und Verwaltung von Nutzerkonten für die Purchase-Order-Plattform.
- Durchführung und Dokumentation von Systemaktionen im Rahmen der Bestell- und Genehmigungsprozesse.
- Beantwortung von Anfragen zu Funktionen, Integrationen und organisatorischen Themen.
- Auswertung anonymisierter Nutzungsdaten zur Verbesserung von Stabilität, Bedienbarkeit und Informationsangebot.
- Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa aus Handels-, Steuer- oder Aufbewahrungsrecht.
- Kommunikation über produktrelevante Änderungen, Wartungsfenster oder Sicherheitsinformationen.
- Versand optionaler, einwilligungsbasierter Informationen zu Neuerungen der Plattform.
Unser Versprechen: Dracelivona orientiert sich an den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung und weiterer einschlägiger Regelungen. Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung der Plattform, zur Beantwortung von Anfragen oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich ist. Zugriff erhalten ausschließlich befugte Personen, die auf Vertraulichkeit verpflichtet sind. Technische und organisatorische Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst, damit ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau gewahrt bleibt.
Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten werden nur an Dritte übermittelt, wenn dies zur Vertragserfüllung, zur technischen Bereitstellung der Plattform, zur Beantwortung von Anfragen oder aufgrund gesetzlicher Pflichten notwendig ist. Eingesetzte Dienstleister handeln auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen und sind an Weisungen gebunden. Eine Weitergabe zu eigenen Zwecken Dritter erfolgt nicht, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Einwilligung vor oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Einsatz von Dienstleistern
Für Hosting, Wartung, Support, Kommunikation und weitere Funktionen setzt Dracelivona spezialisierte Dienstleister ein. Diese verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung von Dracelivona. Mit allen relevanten Anbietern bestehen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung, die insbesondere Vertraulichkeit, Datensicherheit und unterstützende Pflichten bei Betroffenenrechten regeln. Dracelivona überprüft die Angemessenheit der getroffenen Maßnahmen in angemessenen Abständen.
Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Pflichten
Bestimmte Verarbeitungen sind erforderlich, um gesetzlichen Pflichten nachzukommen. Dazu zählen handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsvorschriften, Nachweispflichten gegenüber Aufsichtsbehörden oder Anforderungen aus IT-Sicherheits- und Compliance-Vorgaben. In diesen Fällen stützt sich die Verarbeitung auf die entsprechende rechtliche Verpflichtung. Past performance doesn't guarantee future results, rechtliche Rahmenbedingungen können sich ändern.
Aggregierte Nutzungsstatistiken
Dracelivona erstellt aus Nutzungsdaten aggregierte Statistiken, um Funktionen zu verbessern, Inhalte zu priorisieren und technische Stabilität zu überwachen. Diese Auswertungen erfolgen ohne direkten Personenbezug und dienen ausschließlich der Optimierung von Plattform und Website.
Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte, etwa auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Zudem besteht das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Darüber hinaus kann Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde eingelegt werden, wenn Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bestehen. Dracelivona nimmt solche Anliegen ernst und behandelt sie strukturiert und fristgerecht.
- Betroffene Personen können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten von Dracelivona verarbeitet werden.
- Sollten verarbeitete personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, kann Berichtigung oder Vervollständigung verlangt werden.
- Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Löschung personenbezogener Daten verlangt werden, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
- Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann verlangt werden, bestimmte bereitgestellte Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
- Betroffene Personen können der Verarbeitung personenbezogener Daten aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen, soweit eine Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht.
- Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Einschränkung der Verarbeitung verlangt werden, etwa während der Prüfung von Widersprüchen oder Berichtigungsersuchen.
Zur Ausübung ihrer Rechte können betroffene Personen sich an die genannten Kontaktstellen wenden. Zur eindeutigen Zuordnung der Anfrage ist es hilfreich, Angaben zur Organisation, zum betroffenen Systembereich und zu relevanten Zeiträumen zu machen. Dracelivona wird jedes Anliegen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben prüfen und beantworten. Gegebenenfalls können zusätzliche Informationen erforderlich sein, um die Identität angemessen zu verifizieren.
Datensicherheit
Datenschutz und Informationssicherheit sind feste Bestandteile der Systemarchitektur und des Betriebs von Dracelivona. Neben technischen Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Protokollierung kommen organisatorische Regelungen zum Einsatz, die Verantwortlichkeiten und Abläufe klar definieren. Systeme werden regelmäßig aktualisiert und überwacht, um bekannte Schwachstellen zu adressieren und Störungen frühzeitig zu erkennen. Trotz sorgfältiger Maßnahmen kann ein absoluter Schutz jedoch nicht zugesagt werden.
Technische Maßnahmen
- Verschlüsselung von Datenübertragungen zwischen Browser und Servern mittels gängiger Protokolle.
- Zugriffsbeschränkungen durch Authentifizierungsverfahren und rollenbasierte Berechtigungen.
- Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse und regelmäßige Auswertung der Logdaten.
- Regelmäßige Aktualisierung von Systemkomponenten und sicherheitsrelevanten Bibliotheken.
Organisatorische Maßnahmen
- Verpflichtung der Mitarbeitenden auf Vertraulichkeit und regelmäßige Sensibilisierung für Datenschutz.
- Dokumentierte Zugriffs- und Berechtigungskonzepte für Systeme mit personenbezogenen Daten.
- Geregelte Prozesse für den Umgang mit Betroffenenanfragen, Vorfällen und Löschkonzepten.
- Vertragliche Vereinbarungen mit Dienstleistern zur Auftragsverarbeitung und Kontrolle der Einhaltung.
Speicherdauer und Löschung
Dracelivona speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung vertraglicher Pflichten, zur Beantwortung von Anfragen oder zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Nach Wegfall der Zwecke werden Daten regelmäßig gelöscht oder anonymisiert, sofern keine überwiegenden berechtigten Interessen oder rechtlichen Verpflichtungen entgegenstehen. Für einzelne Kategorien können unterschiedliche Fristen gelten, etwa bei Buchhaltungsunterlagen.
- Bei Registrierung und Nutzung eines Kontos verarbeitet Dracelivona Stammdaten, Rollen, Zugriffsprotokolle und Einstellungen.
- Bei Nutzung von Hilfebereichen, Webinaren oder Informationsmaterialien können anonymisierte Auswertungen zum Abrufverhalten erstellt werden.
- Bei Kontakt per Formular, E-Mail oder Telefon werden Inhalte der Anfrage, Kontaktdaten und Zeitpunkte der Kommunikation verarbeitet.
- Zur Abwicklung vertraglicher Beziehungen können Rechnungsdaten, Buchungskreise, Abrechnungszeiträume und Zahlungsinformationen verarbeitet werden.
- Mit Einwilligung können Informationen zu Produktneuigkeiten, Veranstaltungen oder themenbezogenen Inhalten verarbeitet und versendet werden.
Konkrete Speicherfristen richten sich nach Art der Daten, gesetzlichen Vorgaben und vertraglichen Verpflichtungen; bei Unsicherheit kann Auskunft angefragt werden.
Datenübermittlungen in Drittländer
Soweit Dienstleister oder technische Systeme außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums eingesetzt werden, stellt Dracelivona sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Dies erfolgt etwa durch Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission, den Einsatz von Standardvertragsklauseln oder vergleichbare Garantien. Vor einer solchen Übermittlung werden Dienstleister sorgfältig ausgewählt und vertraglich auf Datenschutz und Datensicherheit verpflichtet.
- Einsatz von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bei Übermittlungen in bestimmte Drittländer.
- Sorgfältige Auswahl von Dienstleistern mit nachweisbaren Maßnahmen zum Datenschutz.
- Beschränkung der übermittelten Daten auf das für den jeweiligen Zweck notwendige Maß.
- Transparente Information über Kategorien von Empfängern und relevante Garantien.
Cookies und ähnliche Technologien
Dracelivona verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um grundlegende Funktionen bereitzustellen, Nutzungsverhalten in anonymisierter Form auszuwerten und bei Einwilligung Inhalte besser auszurichten. Notwendige Cookies sichern etwa Sitzungen und Sicherheit, optionale Cookies unterstützen Komfortfunktionen und Statistiken. Details zu Arten, Zwecken und Einstellungsmöglichkeiten sind in der gesonderten Cookie-Richtlinie beschrieben.
Eingesetzte Cookie-Kategorien
- Diese Cookies sind notwendig, um grundlegende Funktionen wie Logins, Sitzungen, Formularübermittlungen und Sicherheit aufrechtzuerhalten.
- Leistungsbezogene Cookies sammeln anonymisierte Informationen darüber, wie Besucherinnen und Besucher die Website nutzen, um Inhalte und Struktur zu verbessern.
- Personalisierungs-Cookies ermöglichen, Inhalte und Hinweise besser an Interessen anzupassen, sofern hierfür eine Einwilligung vorliegt.
- Funktionale Cookies speichern Einstellungen wie Sprache, Anzeigepräferenzen oder Formularangaben, um die Nutzung komfortabler zu gestalten.
Über das auf dracelivona.sbs eingesetzte Cookie-Banner sowie die Einstellungen des Browsers können Nutzerinnen und Nutzer festlegen, welche nicht notwendigen Cookies gesetzt werden dürfen.
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Mit der Weiterentwicklung der Purchase-Order-Plattform, der Website und der rechtlichen Rahmenbedingungen kann eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich werden. Dracelivona behält sich daher vor, Inhalte zu ändern, zu ergänzen oder zu aktualisieren. Maßgeblich ist stets die auf dracelivona.sbs veröffentlichte Fassung. Soweit Änderungen Verarbeitungen betreffen, die auf Einwilligungen beruhen, wird geprüft, ob eine erneute Einholung erforderlich ist.
- Dracelivona informiert über wesentliche Änderungen dieser Datenschutzerklärung auf der Website oder innerhalb der Plattform.
- Bei Anpassungen, die laufende Vertragsbeziehungen wesentlich betreffen, kann eine zusätzliche Mitteilung per E-Mail erfolgen.
- Nutzende werden gebeten, Änderungen zur Kenntnis zu nehmen und bei Bedarf Rückfragen zu stellen.
- Für bestimmte Änderungen kann eine erneute Einwilligung erforderlich sein, bevor optionale Funktionen weiter genutzt werden.
Es wird empfohlen, diese Datenschutzerklärung in angemessenen Abständen erneut zu lesen, insbesondere wenn sich Art und Umfang der Nutzung der Plattform ändern.
Verantwortliche Stelle und Kontakt
Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten, zu Betroffenenrechten oder zu dieser Datenschutzerklärung können an die benannten Kontaktstellen gerichtet werden. Für eine zügige Bearbeitung ist hilfreich, wenn Angaben zur betroffenen Organisation, zur genutzten Funktion und zum zeitlichen Rahmen gemacht werden. Dracelivona prüft jede Anfrage sorgfältig und beantwortet sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Dracelivona
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Telefon: +49302608719
E-Mail: content@dracelivona.sbs
Zuletzt aktualisiert wurde diese Datenschutzerklärung am 6. August 2026, um technische Entwicklungen und rechtliche Anpassungen zu berücksichtigen.
Diese Datenschutzerklärung gilt in der Fassung vom 6. August 2026 und ersetzt frühere Versionen.